Het Financiële Canvas: 10 bouwstenen in een sluitend systeem

Een overzicht met kennisgebieden

Het Financiële Canvas bestaat uit 10 bouwstenen. Ze vertegenwoordigen 10 kennisgebieden. Ieder kennisgebied heeft zijn eigen plaats in het vernieuwend denken over financiën en bedrijfsvoering:

  1.   Opgelegde taal en rekenwijzen (OT&R).

  2.   Financiële administratie en verslaglegging (FA).

  3.   Eigen taal en rekenwijzen (ET&R).

  4.   Beschrijving van de aanwezige bedrijfsvoering (BV).

  5.   Het vertalen van de bedrijfsvoering in het schema van interne en externe toelevering (SI&ET).

  6.   Bedragen aan het schema van interne en externe toelevering koppelen (BI&ET).

  7.   Opgelegde normen en uitgangspunten (ON).

  8.   Eigen normen en uitgangspunten (EN).

  9.   Beoordeling van de bedrijfsvoering (BB).

  10. Onderbouwing leveren voor begroting en kostprijscalculatie (B&KC).

Alle bouwstenen van het Financiële Canvas zijn belangrijk, verdienen aandacht en worden hieronder kort beschreven. In de praktijk wordt er aan vijf van de tien kennisgebieden aandacht geschonken. De andere vijf bouwstenen blijven onderbelicht. In deze site wordt dieper op deze vijf onderwerpen ingegaan.

> Naar top pagina

1. Opgelegde taal en rekenwijzen

Het financiële systeem dat wij gebruiken is in de vijftiende eeuw ontstaan en in het begin van de twintigste eeuw dichtgetimmerd. Sindsdien is er een indrukwekkend vakjargon ontstaan en is een ivoren toren gecreëerd om belangen te dienen.

In de afgelopen vijftig jaar is relatief weinig in de financiële taal en rekenwijzen veranderd. De gebruikers ervan zijn anders gaan denken en werken. De computer heeft ons leven veranderd.  Belastingwetgevingen en internationale afspraken vormen één van de belemmeringen die fundamentele aanpassingen in het systeem vrijwel onmogelijk maken.

De bestaande financiële taal en rekenwijzen bekritiseren heeft geen enkele zin. Voor de hedendaagse complexe bedrijfsvoering is vernieuwing echter een eerste vereiste. Op deze site plaatsen we naast het formele vakjargon een aangepaste financiële taal.

> Naar top pagina

2. Financiële administratie en verslaglegging

De financiële administratie is een geketende afdeling. De buitenwereld bepaalt voornamelijk wat er wordt gedaan, hoe er wordt gewerkt, welke informatie wordt geproduceerd en hoe deze informatie moet worden beoordeeld.

Hiervoor wordt in de praktijk 90 - 100% van de beschikbare capaciteit verbruikt. Een even belangrijke taak van de financiële administratie is het verzorgen van managementinformatie, waarmee de verkoop prijzen kan bepalen, de interne bedrijfsvoering zijn eigen functioneren kan toetsen, enz. Vooral voor complexe bedrijfsvoeringen is deze informatie belangrijk.

Vaak zorgt de bedrijfsleiding zelf voor deze managementinformatie. Dit is een keuze die men meestal maakt omdat de administratie deze gegevens niet voortbrengt. Men maakt er geen tijd voor vrij, omdat men niet over de noodzakelijke kennis beschikt en omdat deze kennis onvoldoende aansluit bij de eigen financiële specialisatie.
Bovendien beschikt de administratie over automatisering die star is: boekhoudpakketten, ERP pakketten, etc. De administratie wordt gedwongen in kaders te denken.

Het verzorgen van managementinformatie vraagt flexibel denken, buiten bestaande kaders treden. Dit flexibele denken moet worden omgezet in een voor de organisatie of onderneming uniek en kwalitatief goed model. Vervolgens is informatie zoals overzicht van resultaten per product of dienst waarheidsgetrouw naar boven te halen. In principe is het verzorgen van deze informatie de taak van de financiële administratie.

> Naar top pagina

3. Eigen taal en rekenwijzen

Financiële cijfers zijn voor velen in een bedrijf een ver van mijn bed show. De voornaamste reden hiervoor is dat men de taal van de financiële wereld niet spreekt en men onvoldoende gevoel heeft bij de geleverde cijfers.

Ons uitgangspunt is dat financiële begrippen en cijfers voor iedereen die er in bedrijfsvoeringen mee te maken krijgt kristalhelder moeten zijn. Er is een vertaalslag nodig. Wij vertalen het vakjargon voor bedrijven en organisaties in begrijpelijk Nederlands en in termen die in de bedrijfsvoering dagelijks worden gebruikt. Het is het eerste van de vijf kennisgebieden waarop in deze site wordt ingegaan.

Kristalheldere begrippen zijn uitgangspunt voor goede communicatie. Taal is cruciaal. Maar kristalheldere taal is niet voldoende voor een goede communicatie over financiën. Gebruikte begrippen moeten aan een duidelijke randvoorwaarde voldoen: Ze moeten één betekenis en daarbij één dimensie hebben.

> Naar top pagina

4. Beschrijving van de bedrijfsvoering en de aanwezige informatie over afzet, logistiek, e.d.

Het verzamelen van informatie over de draaiende organisatie dient hier een belangrijk doel: de basis leggen voor de goede koppeling van financiële gegevens aan de bedrijfsvoering. Een beproefde werkwijze om deze koppeling zichtbaar te maken ishet schema van interne en externe toelevering.

Dit onderdeel van het Financiële Canvas is in bedrijfsvoeringen over het algemeen uitstekend verzorgd. In kwaliteitshandboeken, bedrijfsprocessen, werkinstructies, enz. staat beschreven hoe de bedrijfsvoering functioneert. Bijna altijd worden bedrijfsvoeringen teruggekoppeld in rapportages over verkoop, projecten, klachtenafhandeling, etc. Dit onderwerp vraagt hier niet om een verdere bespreking.

Als een bedrijfsvoering niet goed met beschrijvingen en cijfers wordt gevolgd, dan is meestal met relatief weinig inspanning in een gesprek met de bedrijfsleiding de gewenste informatie boven water is te halen.

> Naar top pagina

5. Schema interne en externe toelevering

Dit onderdeel van het Financiële Canvas is een bouwsteen waar in de praktijk weinig aandacht aan wordt besteed. Hetgeen volstrekt onterecht is. Dit schema heeft als basis de hedendaagse gedachtengang waarmee complexe bedrijfsvoeringen inzichtelijk worden gemaakt. Het staat centraal in het Financiële Canvas. Het levert de vanzelfsprekende koppeling tussen administratie en bedrijfsvoering.

Dit schema is aanzienlijk meer dan de doorsnee beschrijving van een bedrijfsproces. Het is het 'spoorboekje' van de bedrijfsactiviteiten. Het is geen vereenvoudiging van de werkelijkheid. Het gaat uit van een principe dat in de kwaliteitszorg een halve eeuw geleden is ontwikkeld: iedereen is waardevol in een bedrijfsvoering en iedereen bedient klanten: of afnemers van de organisatie of collega's binnen de organisatie.     > naar uitleg

Een klant die wordt bedient betaalt een vergoeding. Binnen de organisatie gebeurt dit met gesloten beurzen. Het schema van interne en externe toelevering geeft aan hoe de hoogte van deze vergoedingen waarheidsgetrouw kan worden bepaald.

> Naar top pagina

6. Bedragen aan het schema van interne en externe toelevering koppelen

Zodra het schema van interne en externe toelevering en de indeling van het rekenschema van de  financiële administratie in orde zijn, is het koppelen van cijfers aan de bedrijfsvoering vrij eenvoudig. Het schema wordt in een rekenmodel bijvoorbeeld op spreadsheets omgezet. Dit is een eenmalige activiteit die specialistisch kennis vraagt en die een waardevol managementtool oplevert.

Dit periodiek kwantificeren is een indicator voor de kwaliteit van de informatievoorziening. Kosten en het gebruik van investeringen moeten met relatief weinig moeite en waarheidsgetrouw aan  bedrijfsactiviteiten kunnen worden toegewezen. Zodra dit tijdrovend is, moet naar de opbouw van de administratie en het schema van interne en externe toelevering worden gekeken.

Het resultaat van het invoeren van gegevens en doorrekenen van het rekenmodel levert overzichten op met getallen. Uit deze overzichten moet de informatie nar voren worden gehaald die nodig is voor nuttige management informatie.

> Naar top pagina

7 en 8. Opgelegde en eigen normen en uitgangspunten

Op normen en uitgangspunten wordt in deze site in beperkte mate ingegaan. Er zijn veel normen en uitgangspunten die opgelegd zijn in de afgelopen eeuw. In de financiële wereld zijn solvabiliteit en rentabiliteit duidelijke voorbeelden.
Daarnaast hebben ondernemingen en organisaties voor zichzelf veel eisen gesteld. Een groot aantal is helder, goed beschreven en van een norm voorzien. Een voorbeeld is: de kostenoverschrijding van een project mag niet meer bedragen dan 3% van de kosten die in de begroting van de aanbesteding zijn genoemd.

Grootheden voor normen moeten aan eisen voldoen. De begrippen van deze grootheden moeten:

▪  een eenduidige en heldere betekenis hebben.

▪  kunnen worden gemeten, steeds opnieuw kunnen worden gemeten.

▪  meetwaarden leveren die kunnen worden gevisualiseerd. Vaak gebeurt dit d.m.v. verhoudingsgetallen.

▪  inspelen op het gevoel van de gebruiker.

▪  aanzetten tot actie indien nodig of gewenst.

> Naar top pagina

9 Beoordeling van de bedrijfsvoering

Het beoordelen van een bedrijfsvoering vraagt een duidelijke omschrijving van uitgangspunten. Deze bepalen de kaders waarin de prestaties van de bedrijfsvoering moeten worden geplaatst.

 ●  De meest voorkomende toets dient de belangen van eigenaren.

 ●  De bedrijfsvoering vraagt een oordeel over producten en diensten.

 ●  Voor lean management is een oordeel over de belangrijke activiteiten gewenst.

> Naar top pagina

10. Begroting en onderbouwing van de kostprijscalculatie

Dit laatste onderwerp levert de uiteindelijke toegevoegde waarde voor de dagelijkse bedrijfsvoering. De onderstaande onderwerpen kunnen waarheidsgetrouw worden bepaald door de onderbouwing van de bouwstenen 1 tot en met 9.

 ●  De klassieke begroting.

 ●  De klassieke kostprijscalculatie.

 ●  Kritisch naar begrotingen kijken.

 ●  Flexibele kostrijscalcualties.