Van traditionele beoordeling naar transparante bedrijfsvoering

Het doel bepaalt het middel

Historisch gegroeid bestaan er vier werkwijzen, waarmee financiële cijfers worden beoordeeld

  ●  De klassieke toets voor eigenaren en financiers.  

  ●  Gangbare koppeling tussen jaarstukken en bedrijfsvoering

  ●  De verbijzondering van kosten per product of dienst 

  ●  Waardeanalyse voor de hedendaagse bedrijfsvoering

De bovenste twee punten zijn toereikend als alleen naar een totale bedrijfsvoering wordt gekeken. Is het gewenst om waarheidsgetrouwe informatie over onderdelen van een organisatie naar boven te halen, dan komen de laatste twee werkwijzen in beeld. De meest waardevolle werkwijze is de waardeanalyse. Hiermee wordt zorgvuldig weergegeven hoe een complexe bedrijfsvoering functioneert.

> Naar top pagina

De klassieke toets voor eigenaren en  financiers

▪  Deze traditionele beoordeling van bedrijfsvoeringen dient de belangen van eigenaren en financiers. Het belang van de belastingdienst is hieraan gekoppeld.

▪  De prestatie van de bedrijfsvoering wordt op het financiële vlak zichtbaar gemaakt via de toename en afname van het vermogen dat deze eigenaren en financiers toebehoort. Volgens dit uitgangspunt draait een onderneming of organisatie goed als deze belangen goed worden gediend. Hierbij staan twee financiële kengetallen centraal:

▪  winstgevendheid (of rendement van de omzet), de verhouding tussen winst en omzet.
▪  rentabiliteit (of rendement over het vermogen), de verhouding tussen winst en vermogen.

Deze twee kengetallen zijn ijzersterk. In de eerste plaats door de eenvoud van hun definitie en in de tweede plaats omdat ze worden berekend met gegevens die de dimensies [vermogen] en [vermogen per tijdseenheid] hebben. Dit tweede aspect wordt over het algemeen niet genoemd, maar is even belangrijk als het eerste.

▪  De grote sterkte van de klassieke toets is eveneens de grote zwakte; een financieel specialist kan zich ermee niet van een middelbare scholier onderscheiden. Dit heeft onder andere geleid tot een indrukwekkend vakjargon waarin termen zoals ROI, EBIT en EBITDA tot de eenvoudige behoren. De belastingdienst heeft met de vele duizenden regeltjes dit jargon versterkt.

> Naar top pagina

De gangbare koppeling tussen jaarstukken en de bedrijfsvoering

▪  Voor medewerkers binnen een bedrijfsvoering is de bovenstaande formele toets meestal een ver van mijn bed show. Men vraagt van de financiële administratie cijfers te leveren om de eigen werkzaamheden te onderbouwen. De standaard opbouw van het financiële rekenschema is hiervoor echter niet toereikend. Met als gevolg dat er binnen bedrijfsvoeringen een aanzienlijk aantal handige en zinvolle kengetallen is ontstaan die de totale bedrijfsvoering koppelen aan financiële cijfers:

▪  omzet per vierkantenmeter verkoopruimte
▪  brutowinst / inkoopwaarde van de goederen
▪  brutowinst per medewerker
▪  omloopsnelheid voorraad
▪  etc.

Vooral voor personen die goed  ingevoerd zijn in een bepaalde bedrijfsvoering, zijn deze kengetallen bijzonder nuttig. In veel gevallen zijn ze toereikend om een bedrijfsvoering aan te sturen. Vrijwel altijd zijn deze kengetallen een onderbouwing voor de oogcontrole van leidinggevenden.

▪  Fundamenteel correct is wat medewerkers binnen bedrijfsvoeringen automatisch doen. Bedragen met de dimensie [vermogen] worden omgezet in bedragen met de dimensie [geld]. Een zwakte hierbij is dat termen niet of nauwelijks worden aangepast. In plaats van de term omzet  is het beter inkomsten uit verkopen  te gebruiken. Gegenereerd geld  is hier een betere term dan brutowinst. InnoCost streeft ernaar eenduidige begrippen toe te passen, waardoor bijvoorbeeld de bovenstaande vier kengetallen duidelijker worden.

> Naar top pagina

De verbijzondering van kosten per product of dienst

▪  Als een onderneming of organisatie strategische beslissingen moet nemen over te leveren producten en diensten, is een overzicht als het onderstaande een must. Het is van onschatbare waarde voor een complexe bedrijfsvoering. Mits het overzicht geen schijnnauwkeurigheden bevat. Een dergelijk overzicht moet altijd vergezeld gaan van de uitleg hoe het is opgesteld. Er bestaan drie principieel verschillende uitgangspunten, die verschillende uitkomsten opleveren en die alle drie te verdedigen zijn:
.

▪  De doorstroming van de afzet
         (principe: vast-variabel)
▪  Het gebruik van capaciteit
         (principe: direct-indirect)
▪  Bedrijfsactiviteiten
         (het principe van de interne rn externe
           toelevering)

Voor alle drie de uitgangspunten is het schema voor interne en externe toelevering de goede methodiek om berekeningen waarheids-getrouw uit te voeren.




.

▪  Schijnnauwkeurigheid is een belangrijk aandachtspunt. Alleen de waarheidsgetrouwe vertaling van de bedrijfsvoering in financiële cijfers voorkomt dit. Onacceptabel zijn praktijken als het wegboeken van kosten naar een project dat het kan hebben of naar een bedrijfsactiviteit die voldoende budget heeft.

> Naar top pagina

De waardeanalyse voor de hedendaagse bedrijfsvoering

▪  Waardeanalyse is een methode om systematisch na te gaan hoe de functie van een product, dienst of bedrijfsactiviteit tegen de laagst mogelijke kosten vervuld kan worden. Waardeanalyse richt zich op het elimineren van alle overbodige kosten, ongeacht waar deze zich in het bedrijfsproces bevinden.

Het overzicht rechts is een praktijkvoorbeeld. De bedrijfsleiding van de betreffende onderneming was van mening dat de activiteit Technisch adviseren  te veel kostte. Formeel hield alleen het Hoofd Ontwerpen zich bezig met deze activiteit. Maar deze manager moest vanwege tijdsdruk veel van dit werk uitbesteden aan zijn medewerkers. Men is een waardeanalyse gaan uitvoeren voor de bedrijfsactiviteit Technisch adviseren.

▪  Waardeanalyse gaat over bedragen met de dimensie [geld] en niet over bedragen met de dimensie [vermogen]. (Het begrip uitgaven is daarom juister dan het begrip kosten.) Deze geldbedragen zijn zichtbaar in de administratie. Afgeleide bedragen als uurkosten of toeslagen over materiaal komen niet in de waardeanalyse voor.

▪  Waardeanalyse wordt in fasen uitgevoerd:

1.  Onderwerp vaststellen. In dit voorbeeld Technisch adviseren.
2.  Kosten verzamelen die voor Technisch adviseren  worden gemaakt.
3.  De functie Technisch adviseren  nauwkeurig omschrijven.
4.  Activiteiten beschrijven waarmee de functie wordt vervuld.
5.  Alternatieven voor functievervulling inventariseren.
6.  Enz.

In de praktijk is punt 2. de bottleneck. Dit is het betrouwbaar opstellen van het schema rechts. Terwijl het helemaal geen probleem hoeft te zijn als het schema van interne en externe toelevering met het daaraan gekoppelde rekenmodel in orde is.

▪  Waardeanalyse levert de systematiek voor goede vragen. Deze vragen vormen de basis voor het beoordelen van de bedrijfsvoering en het mogelijk aanpassen ervan. Bij het overzicht rechts zijn voldoende kritische vragen te stellen:

▪  Is Technisch adviseren  een toelevering aan verkoop?
▪  Waarom staan er geen personeelskosten voor verkopers vermeld?
▪  Welk deel van de €47.700 van het Hoofd Ontwerpen komt via facturering
    binnen?
▪  Welk deel van de €72.400  van ontwerpers komt via facturering binnen?
▪  Welk deel van de €57.600  van tekenaars komt via facturering binnen?
▪  Waarom wordt de expeditie ingeschakeld?
▪  Wat wordt er ingekocht voor Technisch adviseren?
▪  Waarom wordt er meer dan 120.000 km per jaar gereden?
▪  Enz.