Begroting en onderbouwing van de kostprijscalculatie

Toekomstgericht denken en handelen

In dit onderdeel van deze site wordt ingegaan op de kracht van begroting en kostprijscalculatie als ze worden gekoppeld aan het schema van interne en externe toelevering van een onderneming of organisatie.

  ●   De kracht van de eenvoud is ook de zwakte

  ●   De klassieke begroting

  ●   De klassieke kostprijscalculatie

  ●   Van oliebollen bakken naar Lego bouwen

  ●   Kritisch naar begrotingen kijken

  ●   Flexibele kostprijscalculaties

Begroting en kostprijscalculatie zijn vertalingen van de bedrijfsvoering in (financiële) cijfers. Ze dienen beheersing van de bedrijfsvoering te ondersteunen, verkoopprijzen te onderbouwen en inzicht te geven in de doelmatigheid van de bedrijfsvoering.

> Naar top pagina

De kracht van de eenvoud is ook de zwakte

▪   Als een begroting of kostprijscalculatie eenvoudig kan zijn, dan mag deze niet ingewikkeld worden gemaakt.

Eenvoud heeft onevenredig grote voordelen. Vooral als bekend is welke risico's hierdoor worden gelopen. De snelheid van handelen, het omzeilen van bureaucratie en versimpeld rekenwerk ondersteunen dynamiek.

Naast de voordelen moeten ook de nadelen worden geplaatst. Eenvoud is vooral doelmatig in bedrijfsvoeringen die groeien. Als er structurele onvolkomenheden aanwezig zijn, hebben deze relatief weinig invloed op het uiteindelijke resultaat. Hebben bedrijfsvoeringen die zich echter gestabiliseerd of krimpen ze, dan moet een bedrijfsleiding zorgvuldig te werk gaan. Goed moet in de gaten worden gehouden of alle vaste (of indirecte) kosten worden gedekt.

> Naar top pagina

De klassieke begroting

▪   De begroting heeft in de vorige eeuw onze bedrijfsvoeringen een bijzondere en dominante plaats gekregen.

Het is het instrument geworden om bedrijfsvoeringen aan te sturen. In de USA zijn ondernemingsplan en begroting vrijwel synoniemen van elkaar. Zorgvuldig inventariseren van de uitgaven die voor een bedrijfsvoering moeten worden gedaan en investeringen die ervoor nodig zijn, vormen de basis voor de begroting. Men extrapoleert de gegevens van vorige jaren, analyseert de veranderingen die plaats vinden, past het principe van vaste en variabele kosten toe, etc.

Dit principe is eenvoudig en daardoor een sterk uitgangspunt. Het heeft bovendien nog een groot voordeel. Aan de begroting koppelt men het budget, de norm waaraan de prestaties van de bedrijfsvoering worden getoetst. Centraal zijn in de begroting het zorg dragen voor inkomsten en het beperken van uitgaven komen te staan.

Deze eenvoud heeft evenwel een negatief effect, waar hier heel kort op wordt ingegaan. Hierover uitweiden draagt niet bij aan vernieuwend denken over financiën en bedrijfsvoering. Er is een kloof ontstaan tussen de werkelijkheid en de cijfers. Boekhoudingen zijn regelmatig geen registratie meer van de werkelijkheid, maar de weergave van een gecreëerd model. Dit leidt o.a. tot manipulatie en de financiële problemen in Griekenland zijn hiervan een extreem voorbeeld.

> Naar top pagina

De klassieke kostprijscalculatie

▪   De klassieke kostprijscalculatie is een uitstekend instrument dat in de loop van de afgelopen halve eeuw is verouderd.

In de dagelijkse praktijk past men de werkwijzen van de klassieke kostprijscalculatie toe. Deze werkwijzen functioneren uitstekend. De onderbouwing van een deel van deze werkwijzen wordt niet meer uitgevoerd. Hierdoor levert de kostprijscalculatie in veel ondernemingen en organisaties een schijnwerkelijkheid op.

▪   Vaste en variabele kosten
     De calculatiemethodiek van de vaste en variabele kosten is nog steeds de
     meest toegepaste werkwijze.

In het schema rechts ziet u het basisschema  van de klassieke kostprijscalculatie:
1.  Aansturing door bedrijfsleiding en geldschieters
2.  Uitvoering: vervaardigen, producten leveren, diensten verlenen
3.  Afgeleverd product / verleende dienst

De af te leveren producten en diensten stromen als het ware door de bedrijfsvoering heen. Ieder stukje van deze stroom moet in een toeslag op variabele kosten een evenredig deel van de lasten voor de totale bedrijfsvoering opbrengen:

-  Voor handelsbedrijven:                        Inkoopwaarden goederen + toeslag
-  Voor accountants, adviseurs, e.d.:    Loonkosten + toeslag

De historisch gegroeide eenvoud van deze werkwijze verhult het feit dat deze verouderd is. De reden hiervoor is, dat de doelmatigheid van de bedrijfsvoering onvoldoende zichtbaar wordt gemaakt. De bedrijfsvoering is een black box in plaats van een doorzichtig systeem.

▪   Directe en indirecte kosten
     De calculatiemethodiek van de directe en indirecte kosten voldoet beter dan
     de hierboven genoemde werkwijze van vaste en variabele kosten aan de
     eisen van onze tijd.

Het fundamentele verschil is dat men aanwezige capaciteit levert. Meestal is dit een combinatie van verbruikte mensuren en verbruikte materialen in geproduceerde goederen of in dienstverlening zoals onderhoud.

Het basisschema  van de klassieke kostprijscalculatie krijgt een iets aangepaste inhoud:
1.  Indirect: Aansturing door bedrijfsleiding en geldschieters
2.  Indirect: zorg dragen voor aanwezige capaciteit
3.  Direct: uitleveren van aanwezige capaciteit
4.  Afgeleverd product / afgeleverde dienst

Het uitleveren is direct, zorg dragen dat kan worden uitgeleverd is indirect. De loonkosten van de 'timmerman' zijn direct en het verbruikte materiaal eveneens. De lasten van het indirecte deel van de organisatie worden gedekt via toeslagen over de directe loonkosten en het directe materiaal.  De loonkosten plus toeslag worden samengevat in een uurtarief of uurkosten van de 'timmerman' Hieruit ontstaat het klassieke calculatieschema dat de standaard in het merendeel, van de bedrijven is.

Voor standaard bedrijfsvoeringen, zoals huisartsenposten, boekbinderijen, installatiebedrijven, kantines en  cursusinstituten is de methodiek toereikend.

In het schema links zijn zeven toeslagen aanwezig. Eén ervan is zichtbaar en de andere zijn verborgen in de tarieven.

Om deze toeslagen waarheidsgetrouw te bepalen is een kostenverdeelstaat nodig. Als het opstellen van een dergelijke verdeelstaat zorgvuldig gebeurt, kan het het waardevolste managementinstrument van de onderneming of organisatie zijn. Er bestaat geen betere methode om een bedrijfsvoering te leren kennen dan het opstelen van een kostenverdeelstaat. Én het is een meesterlijk instrument om binnen een organisatie te manipuleren. Dit laatste moet vanzelfsprekend worden voorkomen.

> Naar top pagina

Van oliebollen bakken naar Lego bouwen

▪   De huidige praktijk: het bakken van oliebollen

Als u een oliebol doorsnijdt ziet u krenten, rozijnen en deeg. De meeste kostprijscalculaties in bedrijven zijn met het bakken van oliebollen te vergelijken. De krenten staan voor de verbruikte materialen c.q. ingekochte goederen en de rozijnen vertegenwoordigen de loonkosten van de mensen die werken. Het zijn de directe of variabele kosten. Alle overige door te berekenen kosten moeten via het ‘deeg van tarieven en toeslagen’ worden gedekt. Voor veel, meestal traditionele of kleinere bedrijven is dit systeem nog steeds een doelmatige vereenvoudiging van de werkelijkheid.

▪  Feiten uit de praktijk

Hieronder ziet u een aangepaste winst-en-verliesrekening van een  dienstverlenende organisatie. De omzet is teruggebracht naar een miljoen Euro en de verhoudingen zijn gelijk gebleven.
.

-   Als het principe van de calculatie met directe en indirecte kosten op deze winst-en-verliesrekening wordt toegepast, dan zijn de directe kosten 51,3% van de omzet en de indirecte kosten 44,1% van de omzet. Men kan stellen dat in de terminologie van dit hoofdstukje de oliebollen bijzonder goed gevuld zijn. Toch is bijna de helft van de oliebol deeg.

-   Het is niet reëel om te stellen dat het deeg waarvan deze oliebollen worden gebakken homogeen is. Past men de traditionele werkwijze van egaal uitsmeren van directe en indirecte kosten toe, dan is de kans groot dat een deel van de orders, producten of diensten te goedkoop en een ander deel te duur wordt geleverd.

▪  Lego bouwen

Met de bekende bouwsteentjes worden op evenementen manshoge bouwwerken gemaakt. Op afstand vormen ze een geheel, als u dichterbij komt, kunt u ieder steentje apart onderscheiden.

Stelt u zich voor dat ieder boeknummer in uw administratie bestaat uit een hoeveelheid van dergelijke bouwsteentjes met een eigen kleur. Als het totale bouwwerk van Legosteentjes uw kostprijstarief voorstelt, dan ziet u op iedere plaats in dit bouwwerk de afzonderlijke steentjes zitten. De uurkosten voor Technisch adviseren in de afbeelding rechts is een voorbeeld van een tarief waarin deze bouwstenen zichtbaar zijn gebleven.

> Naar top pagina

Kritisch naar begrotingen kijken

▪  De rol van bedrijfsleiders

Zelden of nooit worden begrotingen zo helder weergegeven als de cijfers in het overzicht hierboven rechts. Mits dit overzicht waarheidsgetrouw is opgebouwd, wordt de organisatie door deze overzichten volledig transparant. Het is een keuze om dit zo helder te willen doen. Als een organisatie lean management  nastreeft, is het een perfect hulpmiddel.

> Naar top pagina

Flexibele kostprijscalculaties

▪  Gedetailleerd opgebouwde tarieven en toeslagen geven de bedrijfsleiding en de verkoop een managementtool waarmee het vermogen te concurreren in de markt wordt verscherpt.

Links ziet u het reeds eerder op deze pagina gebruikte calculatieschema met directe en indirecte kosten nogmaals afgebeeld. In dit schema kunnen alleen het hout en de uren die worden verbruikt, worden aangepast.

Het percentage en de zes tarieven zijn normatief vastgesteld. Dit is het uitgangspunt van de klassieke kostprijscalculatie.

Stel dat het Hoofd Ontwerpen in de hierboven gekwantificeerde activiteit Technisch adviseren  een advies uitbrengt en dat volledig zelf doet omdat zijn ontwerpers en zijn tekenaars volledig bezet zijn met betaalde werkzaamheden. Hoeveel is de uurkostprijs dan lager?

De uurkosten zijn voor 36,7 % opgebouwd uit de toebedeelde loonkosten voor ontwerpers en tekenaars. Alleen al door het anders inzetten van tekenaars en ontwerpers daalt het tarief naar ongeveer €50.

Flexibel gebruik kunnen maken van tarieven en toeslagen maakt een onderneming concurrerend, mits volstrekt duidelijk is wanneer toebedeelde bedragen niet meegenomen hoeven te worden in de tarieven en toeslagen.