De methodiek van interne en externe toelevering

Een goed beeld is veel waard

Organogrammen, procesbeschrijvingen, enz. visualiseren bedrijfsvoeringen. Met als doel het aansturen van deze bedrijfsvoeringen beheersbaar te maken. Dit leidt onder andere tot de structuur achter kwaliteitszorg en de onderbouwing van kostprijscalculaties.

Dit visualiseren moet afgestemd zijn op de aard van de bedrijfsvoering. Een simpele bedrijfsvoering krijgt te maken met een simpele visualisatie en een complexe bedrijfsvoering met een uitgebreide. 

  ●  Bedrijfsvoeringen doelmatig visualiseren  

Zowel een te eenvoudige als een te uitgebreide visualisatie leveren schijnnauwkeurigheid. Een uitstekende werkwijze om voor een doelmatige visualisatie te zorgen is de methodiek van de interne en externe toelevering. 

  ●  Uitgangspuntenvoor de werkwijze van interne en externe toelevering

  ●  Het schema voor interne en externe toelevering opstellen

Naar top pagina

Bedrijfsvoeringen doelmatig visualiseren

▪  Veel gebruikte visualisaties voor bedrijfsvoeringen met hun sterkten en tekortkomingen

In de praktijk worden een beperkt aantal werkwijzen gebruikt om bedrijfsvoeringen inzichtelijk te maken. Het organogram is de meest gebruikte. Het geeft de hiërarchische structuur van een organisatie weer. Een andere veel gebruikte visualisatie is het bedrijfsproces. Dit geeft de stappen weer die leiden tot het product of de dienst dat wordt geleverd.

Deze visualisaties dienen beperkte doelen. Zowel een organogram als een bedrijfsproces brengen geen volledige organisatie in beeld.  Een doelmatige visualisatie kan zowel de onderbouwing van een kwaliteitszorgsysteem leveren als de werkwijze voor het inzichtelijk maken van de geldstromen door de organisatie heen.

▪  Drie uitgangspunten voor het visualiseren van bedrijfsvoeringen

- De stromende afzet
Zodra men de afzet van een onderneming of organisatie kan beschouwen als een stroom door de organisatie heen, levert dit uitgangspunt . Het is een veel gebruikte en onnauwkeurige benadering, die regelmatig toereikend is. Bijvoorbeeld voor een detailhandel.

- Aanwezige capaciteit
Dit is de klassieke basis die zichtbaar is in veel bedrijfsvoeringen, bijvoorbeeld zorginstellingen. De klant neemt aanwezige capaciteit af. Deze capaciteit kan bestaan uit aanwezige voorraden, aanwezige machinecapaciteit of aanwezige medewerkers.

- Uitgevoerde activiteiten
Een hedendaagse onderneming wordt afgerekend op de prestaties die zijn geleverd. Hiervoor voeren mensen activiteiten uit.  Dit principe levert de benadering die voor de hedendaagse organisaties en ondernemingen de meest doelmatige benadering oplevert: de werkwijze van de interne en externe toelevering:

  ●  Uitgangspunten voor de werkwijze van interne en externe toelevering.

  ●  Het schema van interne en externe toelevering opstellen.

Naar top pagina

Uitgangspunten voor de werkwijze van interne en externe toelevering

▪  De gekantelde organisatie

In de traditionele organogrammen van ondernemingen en organisaties staan directies en besturen bovenaan en staat de uitvoering onderaan. Deze gewoonte is ontstaan vanuit aanwezige hiërarchische verhoudingen. Logistiek en kwaliteitszorg is een andere opzet naar voren gekomen die doelmatig is voor het vernieuwen van ons financiële denken. Er wordt ervan uitgegaan dat iedereen binnen de bedrijfsvoering klanten bedient; interne klanten en/of externe klanten. De klant is op de bovenste plaats in het organisatieschema komen te staan en de bedrijfsleiding draagt er in de eerste plaats zorg voor dat de bedrijfsvoering kan draaien.

▪  Activiteiten staan centraal

In iedere levensvatbare organisatie  (NV, BV, Stichting, vereniging, etc.) worden afnemers bediend door het verrichten van de juiste activiteiten. Deze activiteiten vormen de basis onder de de methodiek van interne en externe toelevering. Dit lijkt het intrappen van een open deur, maar is dat niet. De traditionele bedrijfsvoering is gebaseerd op aanwezige capaciteit, die wordt verondersteld aan behoeften te voldoen.

▪  De waarde van mensen

Iedereen is waardevol in een bedrijfsvoering en iedereen bedient klanten: of afnemers van de organisatie of collega's binnen de organisatie. Leidinggeven is een vorm van bedienen en de belastingdienst is ook een klant.

> Naar top pagina

Het schema van interne en externe toelevering opstellen

Het schema van interne en externe toelevering is aanzienlijk meer dan de doorsnee beschrijving van een bedrijfsproces. Het is het 'spoorboekje' van de bedrijfsactiviteiten. Voor een technische onderneming met eigen productie ziet u hieronder een verkleind overzicht. Dit schema is geen vereenvoudiging van de werkelijkheid. Iedere onderneming of organisatie heeft zijn eigen unieke schema van interne en externe toelevering. In de praktijk heeft een klein bedrijf vier niveaus van intern toeleveren en een grote organisatie, zoals een ziekenhuis, zeven of acht niveaus.

Werkwijze

● Inventariseer alle activiteiten die in een onderneming worden verricht. Inclusief directievoeren, receptie en schoonmaken.

● Rangschik deze activiteiten in niveaus. Het aantal niveaus hangt van de organisatie af. Het uitgangspunt bij dit rangschikken is, dat een activiteit alle bovenliggende niveaus kan bedienen. Ieder niveau kan worden beschouwd als een aparte bedrijfsvoering.

● Analyseer vervolgens de activiteiten binnen de niveaus en cluster activiteiten als dit zinvol is.
Verwijder nooit activiteiten omdat ze niet belangrijk lijken te zijn.

● Als het schema voor interne en externe toelevering in  orde is gaat u het rekenmodel opbouwen.