Het rekenmodel voor het schema van interne en externe toelevering

Handleiding voor een flexibel rekenmodel

Deze pagina beschrijft hoe het rekenmodel, dat voor vrijwel iedere complexe organisatie van groot belang is, op een praktische manier kan worden opgebouwd.

  ●  Uitgangspunten  

  ●  De opbouw van afzonderlijke overzichten op spreadsheets.

  ●  De opbouw van het totale rekenmodel.

Deze pagina is bedoeld voor personen die zelf voor een complexe organisatie een rekenmodel willen opstellen.
InnoCost heeft dergelijke modellen voor u uitgewerkt.

> Naar top pagina

Uitgangspunten

▪  Niveaus

Het schema van interne en externe toelevering bestaat uit een aantal niveaus ( zie de niveaus A1 tot en met A6 in het onderstaande overzicht).

▪  Ieder niveau een aparte bedrijfsvoering

Ieder niveau wordt beschouwd als een aparte bedrijfsvoering. Voor ieder niveau worden financiële overzichten gemaakt (meestal kostenverdeelstaten genoemd).

▪  Wie zijn de afnemers

Voor ieder niveau zijn alleen alle bovenliggende bedrijfsactiviteiten en de klanten de mogelijke afnemers.

▪  Basis onder het model

Een flexibel rekenmodel voor een complexe bedrijfsvoering is het gemakkelijkst op te bouwen uit een aantal aan elkaar gekoppelde spreadsheets. Hieronder worden ze als aparte overzichten beschreven. In Excel 2007 heeft een blad meer dan 16000 kolommen en een miljoen rijen. De hieronder genoemde overzichten kunnen op enkele bladen worden geplaatst. Het is dan wel noodzakelijk om met navigatieknoppen (macro's) te werken, anders vindt u de overzichten niet meer terug.

> Naar top pagina

De opbouw van afzonderlijke overzichten op spreadsheets

De hier beschreven werkwijze is in de praktijk ontwikkeld en doelmatig gebleken:

1.  Basisindeling

Gebruik in alle rekenbladen exact dezelfde basisindeling.
Als bijvoorbeeld in een rekenblad kolom H voor de bedrijfsactiviteit automatisering  wordt gebruikt, dan is in alle rekenbladen de kolom H voor deze bedrijfsactiviteit gereserveerd. Ook al is deze kolom volledig leeg. Hierdoor is het mogelijk efficiënt  met macro's te werken.

Verberg rijen en kolommen die niet in gebruik zijn met een macro.

2.  Navigatieknoppen

Het is doelmatig om rekenbladen gemakkelijk terug te kunnen vinden via navigatieknoppen die aan macro's zijn gekoppeld. Plaats alle knoppen op een apart rekenblad.

3.  Indeling in blokken

Deel de spreadsheet in blokken van 1000 rijen en 1000 kolommen (256 kolommen in oudere versies.) Geef duidelijk aan wat de functies van de blokken zijn. Bijvoorbeeld:
  Blok 1: invoer investeringen en verdeelsleutels
  Blok 2: bepalen investeringen per activiteit
  Blok 3: bepalen afschrijvingen per activiteit
  Blok 4: bepalen rentebedragen per activiteit

4.  Gescheiden ruimte voor invoer en berekeningen

Het is doelmatig om in de rekenbladen de rijen 10 t/m 999 standaard voor invoer van gegevens te gebruiken en de rijen 1010 t/m 1999, 2010 t/m 2999, etc. voor het maken van berekeningen.




.

5.  Ruimte voor benamingen van bedrijfsactiviteiten en producten / diensten

Gebruik rij 6 voor de benamingen van bedrijfsactiviteiten en producten of diensten. Zorg voor clustering per niveau. Het is praktisch om te beginnen met de activiteiten van het onderste niveau (niveau A6 in het overzicht). Deze benamingen plaatst u in de cellen K6, L6, M6, etc. Horizontaal plaatst u vervolgens systematisch alle bedrijfsactiviteiten en helemaal rechts komen de producten en diensten. Houdt per niveau enkele kolommen leeg om later te kunnen gebruiken.

6.  Ruimte voor benamingen van kostenposten, e.d.

Gebruik kolom 6 voor de benamingen van kostenposten, activa posten, personeelsleden, etc.

7.  Ruimte voor totalen en ingevoerde geldbedragen

Gebruik de kolommen 7, 8 en 9 en de rijen 10, 1010, 2010, etc. voor totalen en ingevoerde bedragen.

8.  Ruimte voor invoer van verdeelsleutels

Gebruik de cellen vanaf K11 naar rechts en naar beneden voor het invoeren van verdeelsleutels.

9.  Ruimte voor berekeningen

In de cellen vanaf K1011 naar rechts en naar beneden komen berekende bedragen te staan. Hetzelfde geldt voor de cellen K2011, K3011, etc. Plaats nooit grote hoeveelheden formules in de spreadsheets. Gebruik de rijen 1002, 1003, 2002, 2003, 3002, etc. voor het definiëren van formules, die met een macro worden gekopieerd naar de  juiste plaatsen en die vervolgens met dezelfde macro in dezecellen in waarden worden omgezet.

10.  Linker bovenhoek

Gebruik de velden A1:I9, A1001:I1009, etc. alleen voor tekst.

11.  Overzichten leesbaar maken

Verberg rijen en kolommen (met een macro) die niet in gebruik zijn.

> Naar top pagina

De opbouw van het totale rekenmodel

Fase 1: Inventarisatie van uitgaven en investeringen

▪  Rekenbladen maken

Maak 3 invoer- en rekenbladen voor de gehele onderneming volgens het bovenstaande principe. Deze bladen zijn voor:
▪  uitgaven personeel, verdeelsleutels (b.v. aanwezigheidsuren) en aan bedrijfsactiviteiten toegekende bedragen.
▪  overige uitgaven, verdeelsleutels en aan bedrijfsactiviteiten toegekende bedragen.
▪  aanwezige investeringen, verdeelsleutels, aan bedrijfsactiviteiten toegekende bedragen, berekende afschrijvingen en berekende bedrijfseconomische renten.

▪  Grootheden inventariseren

Inventariseer voor het gehele bedrijf alle uitgaven voor personeel, alle overige uitgaven en alle aanwezige investeringen, inclusief afschrijftermijnen en rentepercentages.. Bepaal voor alle bedragen voor welke bedrijfsactiviteiten, producten en diensten ze worden gebruikt. Dit levert overzichten met bedragen en verdeelsleutels op zoals in de bovenstaande verdeelstaat. Vul de drie verdeelstaten met de gegevens.

▪  Grootheden en bedragen invoeren

Bepaal voor het gehele bedrijf per activiteit, product en dienst de verdeelde bedragen voor: uitgaven voor personeel, overige uitgaven, investeringen, afschrijvingen en bedrijfseconomische renten.
.

Fase 2: Inventarisatie van verdeelsleutels voor bedrijfsactiviteiten

▪  Invoerbladen verdeelsleutels bedrijfsactiviteiten

Maak invoerbladen voor de alle verdeelsleutels voor de bedrijfsactiviteiten volgens het bovenstaande principe. Hier wordt uitgegaan van de organisatie met zes niveaus uit het bovenstaande overzicht:

▪  Onderste niveau.
De activiteiten in niveau A6 kunnen alle activiteiten in de niveaus A1 t/m A5 en de klanten bedienen. Het invoerblad voor de verdeelsleutels van niveau A6 is vergelijkbaar met de bovenstaande afbeelding van de kostenverdeelstaat zonder de geldbedragen. Horizontaal zijn de benamingen voor de bedrijfsactiviteiten voor niveau A6 echter leeg en vertikaal worden ze weergegeven op de plaats waar in de afbeelding de  functies van medewerkers staan. In iedere rij wordt met de verdeelsleutels aangegeven waarvoor de betreffende bedrijfsactiviteit wordt gebruikt.

▪  Overige niveaus.
Op dezelfde wijze worden de verdeelsleutels van de niveaus A1 t/m/ A5 vastgelegd.
-  Niveau A5 kan alle activiteiten in de niveaus A1 t/m A4 en de klanten bedienen.
-  Niveau A4 kan alle activiteiten in de niveaus A1 t/m A3 en de klanten bedienen.
. . . . . . . . . .
-  Niveau A1 kan alleen de klanten bedienen.

▪  Accuraat werken

Fase 2 is de kritische activiteit, waar in de praktijk te weinig aandacht aan wordt besteed. Het is de feitelijke vertaling van de bedrijfsvoering in het 'spoorboekje' voor geld- en waardestromen.

Fase 3: Verdelen van bedragen van activiteiten over bovenliggende activiteiten en producten / diensten

▪  Het eigenlijke rekenmodel

Fase 3 is de meest omvangrijke en routinematige activiteit bij het opstellen van het rekenmodel. Het bestaat uit het opbouwen van vijf rekenbladen per niveau (of één rekenblad per niveau met vijf gebieden van 1000 kolommen). Als één rekenblad goed is opgezet kunnen alle andere bladen ervan worden afgeleid. Deze rekenbladen dienen voor het verdelen van:
▪  uitgaven voor personeel
▪  overige uitgaven
▪  investeringen
▪  afschrijvingen 
▪  bedrijfseconomische rentebedragen.
.

▪  Uitleg opbouw verdeelstaten

1.  Stel dat niveau A6 uit het bovenstaande overzicht bestaat uit gebouwenbeheer, informatievoorziening en personeelszaken. Gebruik dan in de vijf rekenbladen voor niveau A6 de rijen 1 t/m 1000 voor gegevens verzamelen, de rijen 1001 t/m 2000 voor gebouwenbeheer, de rijen 2001 t/m 3000 voor informatievoorziening en de rijen 3001 t/m 4000 voor personeelszaken. Dit werkt doelmatig bij het opzetten van de gewenste macro's.

2.  Bepaal de formules voor het verdelen van de betreffende bedragen en plaats deze formules in de rijen 1002, 2002, 3002.

3.  Ontwerp de macro's voor het kopiëren van deze formules naar de betreffende cellen en het vervangen van de gekopieerde formules door waarden. Hiermee wordt het toebedelen van bedragen aan de bedrijfsactiviteiten in de bovenliggende niveaus en de klanten uitgevoerd.

Het is de kunst om de rekenbladen uit deze fase 3 te verbergen en met macro's alleen naar voren te halen als ze in gebruik zijn. Hierdoor blijft het totale rekenmodel overzichtelijk.

Fase 4: De output van het rekenmodel opbouwen

▪  De rekenbladen van fase 3 leveren de uiteindelijke managementinformatie. De informatie die uit het bovenste niveau A1 naar voren komt, levert bijvoorbeeld informatie voor het onderstaande overzicht:
.